Là một tổ chức trực thuộc Nhà nước Liên bang, Tổ chức Hợp tác Phát triển Đức (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH) hỗ trợ Chính phủ Đức trong lĩnh vực hợp tác quốc tế nhằm đạt được các mục tiêu hướng tới phát triển bền vững. Thay mặt cho chính phủ Đức, GIZ đang cung cấp các dịch vụ tư vấn cho Chính phủ Việt Nam trong ba lĩnh vực ưu tiên: 1) Chính sách về Môi trường và Sử dụng bền vững Nguồn Tài nguyên Thiên nhiên; 2) Chuyển dịch Năng lượng và 3) Kinh tế Xanh và Đào tạo Nghề. Để biết thêm thông tin, xin vui lòng truy cập trang mạng: www.giz.de/viet-nam.
Văn phòng GIZ Hà Nội thực hiện đấu thầu rộng rãi theo 2 Gói (Gói 1 và Gói 2) để tìm ra nhà thầu có đủ điều kiện và có kinh nghiệm (10 năm kinh nghiệm) và có khả năng tài chính tổ chức cùng một lúc 10 đến 20 sự kiện ở Việt Nam mà không cần đặt cọc, để Cung cấp và Quản trị Tổ chức sự kiện cho GIZ Việt Nam trong 02 năm từ 01.01.2026 – 31.12.2027 (và khả năng gia hạn 01 năm) với hiệu quả cao nhất về chi phí. Công việc này đòi hỏi phải tổ chức sự kiện/đoàn đi học tập khảo sát trong và ngoài nước với doanh số gần 60 tỷ đồng trong 03 năm. 2 Gói này được chia theo khu vực địa lý hành chính cập nhật nhất. Gói 1 bao gồm các dịch vụ được cung cấp và thực hiện tại các thành phố và tỉnh miền bắc và miền trung trải dài đến và bao gồm cả Thành phố Huế. Gói 2 bao gồm các dịch vụ được cung cấp và thực hiện tại các thành phố và tỉnh miền Trung và miền Nam tính từ và bao gồm địa phận Thành phố Đà Nẵng đổ vào.
Do đó, Văn phòng GIZ Hà Nội thực hiện đấu thầu rộng rãi để tìm kiếm 01 (một) hoặc 2 công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện tại Việt Nam, trong đó công ty nào đủ năng lực để thực hiện cả 2 gói thầu sẽ được ưu tiên: (sau đây gọi tắt là Đơn vị thầu).
a. Thời gian dự kiến thực hiện gói thầu:
Gói thầu số 1 và/hoặc Gói thầu số 2(83488626) – Cung cấp và Quản lý Tổ chức sự kiện: 01.01.2026 – 31.12.2027 với khả năng gia hạn 01 năm
b. Địa điểm: Việt Nam
c. Yêu cầu: Đơn vị thầu gửi hồ sơ thầu (bằng tiếng Anh) bao gồm:
Hồ sơ năng lực:
I. Tiêu chí loại: (bị loại nếu thiếu một trong các giấy tờ sau, hoặc thiếu báo cáo tài chính đã được kiểm toán hàng năm)
1. Thư quan tâm (có chữ ký của Giám đốc và dấu đỏ của công ty)
2. Giấy đăng ký kinh doanh
3. Giấy đăng ký Mã số thuế giá trị gia tăng,
4. Báo cáo tài chinh đã được kiểm toán của 4 năm gần đây nhất (bao gồm Bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, quyết toán thuế)
5. Thư chứng nhận khả năng thanh khoản tốt từ ngân hàng
II. Tiêu chí đánh giá:
1. Danh mục Công ty:
- Cơ cấu tổ chức và nhân sự
- Phạm vi dịch vụ cung cấp
- Trụ sở chính và các chi nhánh
- Bằng chứng về hợp đồng liên danh và văn bản chỉ định người đứng đầu liên danh (nếu có)
- 2. Hiệu suất tài chính:
- Doanh thu hàng năm
- Lợi nhuận ròng dương (sau khi trừ thuế và lãi vay ngân hàng)
- 3. Kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện:
- Số năm kinh nghiệm liên quan
- Kinh nghiệm tổ chức các sự kiện hội thảo trực tuyến, vừa trực tuyến vừa trực tiếp tại Việt Nam
- Kinh nghiệm tổ chức các chuyến tham quan học tập tại Việt Nam
- Bằng chứng: Bằng chứng về kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ liên quan (ví dụ: 3 thư giới thiệu hoặc bằng chứng tương đương) trong việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho các tổ chức quốc tế (tương tự như GIZ), đại sứ quán và các tập đoàn đa quốc gia
- 4. Kiểm tra hiện trường:
- Tuân thủ pháp luật
- Bằng chứng về năng lực thực hiện
- Ấn tượng chuyên nghiệp
- 5. Năng lực tham gia đồng thời hai gói thầu
d. Cách thức nộp hồ sơ
Việc thực hiện hợp đồng có liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân bởi nhà thầu. Do đó, nhà thầu dự thầu cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành trước khi nộp hồ sơ năng lực, đặc biệt là Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân ("Nghị định 13"), và Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Việt Nam sẽ được ban hành trong thời gian tới.
Các đơn vị tư vấn gửi hồ sơ năng lực đến email VN_PoS_Quotation@giz.de trước 17g00 (giờ Hà Nội) ngày 20.08.2025 với tiêu đề: “Tender package 1 and/or package 2 (83488626) -Eligibility dossier-Company name”.
Vì lý do bảo vệ dữ liệu và an toàn thông tin: Trong trường hợp tổng dung lượng hồ sơ dưới 10 MB, đơn vị tư vấn có thể đính kèm trực tiếp file vào email gửi cho chúng tôi. Trong trường hợp tổng dung lượng hồ sơ trên 10 MB, các tệp phải được gửi qua hệ thống GIZ filetransfer. Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn sử dụng hệ thống filetransfer. Các liên kết (link) được nêu trong tài liệu và các tệp được gửi qua các ứng dụng/hệ thống khác không được chấp nhận.
Các hồ sơ năng lực được gửi sau thời hạn nộp và hồ sơ gửi đến sai địa chỉ email sẽ bị loại.
e. Lưu ý
1. Các đơn vị tư vấn quan tâm gửi email quan tâm và yêu cầu hồ sơ mời thầu tới Question-from-bidder-PoS-VN@giz.de trước ngày 31.07.2025
2. Các đơn vị tư vấn quan tâm gửi các câu hỏi về gói thầu tới Question-from-bidder-PoS-VN@giz.de trước ngày 07.08.2025
3. Chúng tôi sẽ chỉ mời các nhà thầu được đánh giá đủ năng lực vào vòng nộp hồ sơ đề xuất kỹ thuật và tài chính.
4. Tra cứu Tỷ giá hối đoái theo thời gian tương ứng tại https://commission.europa.eu/funding-tenders/procedures-guidelines-tenders/information-contractors-and-beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en
GIZ có nghĩa vụ bảo mật thông tin của tất cả hồ sơ dự thầu được gửi đến.
CALL FOR BIDDING
package 1 and/or package 2 (83488626): event management
As a federal enterprise, the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH supports the German Government in achieving its objectives in the field of international cooperation for sustainable development. On behalf of the German Government, GIZ provides advisory services to the Vietnamese Government in three priority areas: (1) Climate change and the environment, (2) Energy transition, and (3) Green economy and vocational education and training. For further information, please visit www.giz.de/viet-nam.
GIZ Hanoi Office is conducting a negotiation tender with publication with two packages to seek an eligible and experienced service provider (10 years) being financially capable of rendering services to in Vietnam 10 – 20 events at the same time without deposit to offer the best value for money services in Package 1 and 2: event management divided according to the most updated administrative geography of Vietnamese Government. The package 1 includes the services provided and implemented in the northern and central provinces up to and including Hue City while the package 2 includes the services provided and implemented in the central and southern provinces starting from and including Danang City. Each of both packages will last 02 years from 01.01.2026 – 31.12.2027 with possible extension of 01 year. This requires handling event/study tours management in Vietnam and abroad with an approximate turnover of nearly 60 billion VND for up to 03 years.
Therefore, GIZ Hanoi Office is conducting a local public tender and seeking for one or two professional and qualified local companies for two packages for the assignment as below.Bidder offering both service packages will be preferred.
a. Tentative timeframe of the assignment:
package 1 and/or package 2 (83488626): – Event management: 01.01.2026 – 31.12.2027with possible extension of 01 year
b. Place of assignment: Vietnam
c. Submission requirements: Interested bidders shall submit the following documents in English:
Eligibility documents:
I) Exclusion Criteria: (disqualified if lacking one of these papers or missing one annual audited financial report)
1) Letter of interest (with director’s signature and company stamp);
2) Business license,
3) VAT code registration,
4) Audited financial report for the last 04 years (incl. balance sheet, income statement, cashflow statement, tax liquidation),
5) Letter of good standing from the bank
II) Assessment Criteria:
1) Company Profile:
· Organizational and personal structure
· Range of Service
· Main/Branches of Offices
· Evidence for consortium contract and nomination of consortium leader (if any)
2) Financial Performance:
· Annual turnover
· Positive net profit (after tax deduction and bank interest)
3) Experience in Event Management
· Number of years of relevant experience
· Experience in organisations of video and hybrid conference events in Vietnam
· Experience in organisations of study tours in Vietnam
· Reliability: Proof of experience in the relevant service area (3 reference letters; similar evidence) in serving international organisations (similar to GIZ), embassies and multinational corporations in event management
4) Site Check:
· Legal Compliance
· Evidence of capability
· Professional impression
5) Capacity of the participation in two packages
d. Method of bid submission
The performance of the contract involves the processing of personal data by the contractor. Therefore, the bidder is required to ensure full compliance with applicable legal provisions before summiting Eligibility dossier, in particular: Decree No. 13/2023/ND-CP dated 17 April 2023 on the Protection of Personal Data ("Decree 13"), and the forthcoming Law on Personal Data Protection in Vietnam, once enacted.
Bidders send Eligibility dossiers to VN_PoS_Quotation@giz.de before 5 PM (Hanoi time) on 20.08.2025 with email subject: “Tender package 1 and/or package 2 (83488626) Eligibility dossier-Company name”.
For data protection and information security reasons: In case the total volume of your bids is below 10 MB, you can attach them directly in the email sent to us. In case the total volume of your bids is above 10 MB, the files must be sent via GIZ file transfer system. We will provide guidance for using our file transfer. Links stated in documents and files sent via other applications/systems are not accepted.
Bids sent after the submission deadline and bids sent to the wrong email address will be disqualified.
e. Notes
- Interested bidders send email of interest and request for tender documents to Question-from-bidder-PoS-VN@giz.de before 31.07.2025
- Interested bidders send related questions if any to Question-from-bidder-PoS-VN@giz.de before 07.08.2025
- Only selected bidders will be invited to submit technical and financial offers.
- For the exchange rate at the corresponding time, please go to https://commission.europa.eu/funding-tenders/procedures-guidelines-tenders/information-contractors-and-beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en
GIZ is obliged to ensure the confidentiality of all submitted documents by bidders.
