Thông báo mời thầu cung cấp thiết bị IT và dịch vụ hỗ trợ cho GIZ Việt Nam/Lào trong thời gian tối đa 4 năm từ 2024 - 2027

1. Thông tin chung

Là một tổ chức trực thuộc Nhà nước Liên bang, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH (Tổ chức Hợp tác Quốc tế Đức GIZ) hỗ trợ Chính phủ Đức trong lĩnh vực hợp tác quốc tế nhằm đạt được các mục tiêu hướng tới phát triển bền vững. Thay mặt Chính phủ Đức, GIZ hiện đang phối hợp với Chính phủ Việt Nam thực hiện các dự án hợp tác kĩ thuật trong bốn lĩnh vực ưu tiên như sau (1) Đào tạo nghề; (2) Môi trường; (3) Năng lượng và (4) Phát triển kinh tế bền vững. Để biết thêm thông tin, xin vui lòng truy cập trang web www.giz.de/viet-nam.

Các văn phòng, dự án của GIZ Việt Nam tập trung phần lớn ở Hà Nội (80%), thành phố Hồ Chí Minh (10%), thành phố Cần Thơ và các nơi khác (10%). Tính đến thời điểm hiện tại, việc mua sắm các thiết bị IT như máy tính và phụ kiện máy tính phần lớn được văn phòng chính và các văn phòng dự án của GIZ Việt Nam và Lào thực hiện thông qua hình thức đấu thầu cạnh tranh cho từng đơn đặt hàng.

GIZ mong đợi sau khi ký hợp đồng khung cho máy tính và phụ kiện máy tính với một nhà cung cấp có đủ năng lực và kinh nghiệm, sẽ nhận được hàng giao nhanh hơn, giá tốt hơn cho các sản phẩm máy tính và phụ kiện máy tính có chất lượng tốt và độ bền cao cũng như nhận được dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật / dịch vụ bảo hành chuyên nghiệp hơn sau khi mua từ Nhà cung cấp được chọn.

Với những ưu điểm nêu trên của hợp đồng khung, Văn phòng Đại diện GIZ tại Hà Nội trân trọng thông báo Gói thầu cạnh tranh mở, có đàm phán tại Việt Nam để cung cấp thiết bị máy tính, phụ kiện máy tính và các thiết bị IT khác và các dịch vụ kỹ thuật cho GIZ Việt Nam và Lào cho thời gian hợp đồng lên tới 4 năm (2024 - 2027) với số lượng sản phẩm IT tổng cộng lên tới khoảng 4,000 thiết bị (trong đó, số lượng máy tính chiếm khoảng 80%, 20% còn lại cho các thiết bị phụ kiện khác).

Các thiết bị sẽ được bàn giao như sau:

· Nơi giao hàng: chủ yếu tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, TP Cần Thơ / Việt Nam và TP Vientiane/Lào

· Ngày giao hàng: Vui lòng thông báo thời gian giao hàng sớm nhất có thể sau khi đặt hàng

· Thanh toán: Thanh toán một lần sau khi nhận hàng (hình thức thanh toán có thể thương lượng) với (1) Hóa đơn VAT và (2) Phiếu giao hàng và Xác nhận nhận hàng

Nhà cung cấp nộp hồ sơ dự thầu phù hợp về mặt kỹ thuật và hiệu quả về mặt chi phí nhất sẽ được chọn làm Nhà thầu cho hợp đồng khung IT với GIZ để cung cấp các sản phẩm IT và dịch vụ hỗ trợ trong thời gian lên tới 4 năm cho đến năm 2027.

2. Yêu cầu nộp hồ sơ thầu

Hồ sơ thầu cần được gửi 01 bản tiếng Anh và 01 bản tiếng Việt, có giá trị pháp lý như nhau. Yêu cầu cụ thể về hồ sơ dự thầu cần nộp được ghi chi tiết trong Phụ lục Điều kiện tham dự thầu. Các Nhà thầu vui lòng xem kỹ hồ sơ này.

3. Cách thức nộp hồ sơ

Hồ sơ thầu phải được gửi đến địa chỉ email VN_PoG_Quotation@giz.de. Hồ sơ thầu bao gồm: hồ sơ năng lực; đề xuất kỹ thuật; và đề xuất tài chính (báo giá), và phải được nộp thành 3 tệp tài liệu riêng biệt dưới dạng pdf cho mỗi phần trong một email hoặc trong 3 email riêng biệt với tiêu đề như sau:

· 91178120 - Eligibility Documents - Tên nhà thầu (đối với Hồ sơ năng lực)

· 91178120 - Technical Offer - Tên nhà thầu (đối với Đề xuất kĩ thuật)

· 91178120 - Price Quotation - Tên nhà thầu (đối với Đề xuất tài chính / Báo giá)

Vì lý do bảo vệ dữ liệu và bảo mật thông tin, trong trường hợp tổng dung lượng của các tệp tài liệu dưới 10 MB, nhà thầu có thể đính kèm trực tiếp vào email gửi cho chúng tôi. Trong trường hợp tổng dung lượng của các tài liệu trên 10 MB, các tệp phải được gửi qua hệ thống truyền tệp của GIZ. Chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn cách thức chuyển file cho những nhà thầu quan tâm. Nhà thầu cần phải ghi lại mật khẩu khi truyền tệp và gửi mật khẩu chính xác cho GIZ. Sai mật khẩu có thể dẫn đến việc hồ sơ thầu bị loại.

4. Thời hạn:

· Các nhà thầu quan tâm có thể liên hệ với GIZ (trước ngày 03/05/2024) qua địa chỉ email question-from-bidder-pog-vn@giz.de để được nhận bộ mẫu hồ sơ mời thầu hoàn chỉnh, bao gồm:

1	Điều kiện tham dự thầu
2a	Các điều kiện chung về mua hàng hóa (GPC)
2b	Bộ Quy tắc ứng xử dành cho Nhà thầu của GIZ (CoC)
2c	Bộ Quy tắc ứng xử dành cho Nhà thầu của GIZ về phòng chống quấy rối tình dục (CoCASH)
3a	Yêu cầu năng lực (TOR)
3b	Bảng thông số kỹ thuật của thiết bị máy tính và phụ kiện máy tính
4	Bảng tiêu chí đánh giá năng lực (EAG)
5	Mẫu đề xuất kỹ thuật
6	Bảng tiêu chí đánh giá kỹ thuật (TAG)
7	Mẫu đánh giá tài chính
8	Bảng đánh giá tài chính (FAG)
9	Cấm ký kết hoặc tiếp tục hợp đồng với các cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan từ Nga (phụ lục A đầy đủ)
10	Quy định đối với nhà thầu nếu gửi thông tin/tài liệu giả mạo (RBC)
11	Hướng dẫn sử dụng công cụ chuyển file
12	Mẫu hợp đồng khung về cung cấp thiết bị công nghệ thông tin
13	Tuyên bố về quyền riêng tư dữ liệu liên quan đến việc GIZ lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân
14	Tuyên bố đồng ý của cá nhân/chuyên gia của nhà thầu về việc GIZ lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân (Phụ lục này cần in, ký bởi nhà thầu và gửi lại cho GIZ)
15	Mẫu danh sách các hợp đồng liên quan đã ký với khách hàng khác
16	Danh mục nội dung khảo sát thực địa tại công ty

Chú ý: Các phụ lục liên quan của gói thầu 1, 2a, 2b, 2c,9, 10,11,13,14 có thể được tải về tại trang thông tin điện tử: https://www.giz.de/en/worldwide/109162.html

· Trong trường hợp có câu hỏi liên quan đến gói thầu, xin gửi trực tiếp tới địa chỉ email: question-from-bidder-pog-vn@giz.de trước ngày 24/05/2024.

· Nhà thầu gửi bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh tới địa chỉ email: VN_PoG_Quotation@giz.de, chậm nhất vào ngày 02/06/2024, 17h00 (giờ Hà Nội)

5. Lưu ý

· Hồ sơ dự thầu gửi sai địa chỉ email sẽ bị loại.

· Hồ sơ dự thầu được gửi qua các phần mềm/trang thông tin khác như google drive, dropbox v.v. sẽ bị loại

· Hồ sơ dự thầu nộp muộn hơn thời hạn đã thông báo sẽ bị loại.

Khi nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu cam đoan rằng đã đọc, hiểu, chấp thuận và đồng ý với mọi thông tin và điều kiện đã được GIZ cung cấp trong hồ sơ mời thầu.

GIZ có nghĩa vụ đảm bảo tính bảo mật thông tin của tất cả hồ sơ dự thầu được gửi đến !

--------------------

INVITATION TO BID

To supply IT products and support services to GIZ Vietnam/Laos in the period of up to 4 years from 2024 – 2027

Tender code: 91178120

1. Background

As a federally owned enterprise, the Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH supports the German Government in achieving its objectives in the field of international cooperation for sustainable development. On behalf of the German Government, GIZ provides advisory services to the Vietnamese Government in four priority areas: (1) Vocational training, (2) Environmental, (3) Energy, and (4) Sustainable Economic Development. For further information, please visit www.giz.de/viet-nam.

GIZ Vietnam projects, their staff and partners are located mostly in Hanoi (80%), Ho Chi Minh City HCMC (10%), Can Tho and others (10%). Up to now, the procurement of laptops and IT equipment has been processed decentralized in Vietnam and Laos by the country officea in Hanoi and the project offices scattered across the country via the competitive placement procedure for every single transaction.

With a framework contract on IT products, we would expect to benefit from quicker delivery time, better price for high quality and durable IT products and from professional after-sale IT support services from the selected Supplier.

For these reasons, GIZ Hanoi Office as the contracting party is conducting a local negotiated tender with competitive tendering on “Provision of IT products and support services” for GIZ in Vietnam and Laos for an estimated number of IT products up to ~ 4,000 items during the maximum contract term of 4 years from 2024-2027, whereas the share for laptops is about 80% while the share for other IT products is about 20%.

The equipment shall be delivered as follows :

· Place of delivery: mainly in Hanoi, Ho Chi Minh City and Can Tho City/Vietnam and Vientiane/Laos

· Delivery time:Please indicate your shortest delivery time after order placement

· Payment: Payment after receipt of goods (negotiable) against (1) VAT Invoice and (2) Delivery note and Confirmation of receipt of goods

Supplier, who submits the technically suitable and most cost-effective bid, will be selected as Contractor for the IT framework contract with GIZ for supplying IT products and support services for a period of up to 4 years till 2027.

2. Requirements for bidding documents

Bidding documents are submitted in 01 exemplar in English and 01 in Vietnamese, with same validity. Please refer to the Local bidding conditions for detailed requirements about the bidding documents to be prepared and submitted. Bidder is pleased to pay high attention on this document.

3. Method of bid submission

The complete tender dossier is to be sent only by email to VN_PoG_Quotation@giz.de. We request you to submit the eligibility documents, technical proposal and price quotation in 3 separate folders in pdf format(either in 1 email or 3 separate emails) with email subject or file name as follows:

· 91178120 - Eligibility Documents - Company name

· 91178120 - Technical Offer - Company name

· 91178120 - Price Quotation - Company name

For data protection and information security reason, in case the total size of your documents is below 10 MB, you can attach them directly in the email sent to us. In case the total size of your documents is above 10 MB, the files must be sent via GIZ filetransfer system. We will provide the guidance on how to use filetransfer to interested suppliers. Bidders are required to record the password on filestransfer and send the correct ones to GIZ. Wrong passwords could lead to bidding failure.

4. Deadlines

· Interested bidders can contact GIZ (before 03/05/2024 ) via email to Question-from-bidder-pog-vn@giz.deto receive a complete tender dossier, including:

1	Local bidding conditions
2a	General Purchase Conditions (GPC)
2b	GIZ Code of conduct for Contractors (CoC)
2c	GIZ Code of conduct for Contractors on anti-sexual harassment (CoCASH)
3a	Terms of Reference (TOR)
3b	IT technical specifications
4	Eligibility Assessment Grid (EAG)
5	Form of Technical bid
6	Technical Assessment Grid (TAG)
7	Form of Financial bid
8	Financial Assessment Grid (FAG)
9	Prohibitions for awarding or continuing contracts with persons, entities or bodies from Russia (Text A full)
10	Regulation on consequences for Bidders/contractors when providing falsified information (RBC)
11	Guidance on sending files via GIZ filetransfer
12 13 14 15 16	Specimen – IT Framework Agreement Data Privacy Statement regarding storage and use of personal data by GIZ Declaration of consent by individual/ expert of contractor regarding storage and use of personal data by GIZ Template list of relevant contracts signed with other customers Site vist checklist

· For questions about the tender, please send to the email: question-from-bidder-pog-vn@giz.de before 24/05/2024.

· Bidder shall send the complete bidding documents by email to VN_PoG_Quotation@giz.de by 02/06/2024, 17.00 (Hanoi time)

5. Notes

· Sending documents to wrong email address will lead to disqualification of the supplier.

· Files sent via other applications/systems such as google drive, dropbox etc. will not be accepted.

· Bids sending after the deadline will be disqualified.

When submitting bidding documents for this tender, the bidder declares that he has read, understood, accepts and agrees with all information and conditions listed in the provided tender dossier

GIZ is obliged to ensure the confidentiality of all submitted documents by bidder(s) during the tender process !